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Services à la communauté

Archives médicales

Le Service des archives médicales est responsable de l’ensemble des dossiers médicaux du CSSS du Lac-des-Deux-Montagnes.

Le Service des archives médicales est présent dans deux des installations de l’établissement, soit à l’Hôpital de Saint-Eustache et au CLSC Jean-Olivier-Chénier. Ses heures d’ouverture sont du lundi au vendredi de 8 h à 16 h et il peut être joint aux numéros suivants :

  • Hôpital de Saint-Eustache : 450 473-6811, poste 42031
  • CLSC Jean-Olivier-Chénier : 450 491-1233, poste 48399

Le rôle du service des archives médicales est d’assurer la disponibilité et la conservation des informations contenues dans votre dossier médical, en accord avec les pratiques professionnelles et les lois en vigueur. Pour ce faire, le service veille à :

  • La transcription des données médicales relatives aux examens et aux traitements;
  • L’analyse et la codification des diagnostics et traitements selon la nomenclature reconnue, pour offrir une continuité d’informations relatives aux soins;
  • La gestion des informations contenues dans les dossiers et des autorisations de consultation;
  • La protection de la confidentialité du dossier de l’usager;
  • La production et l’analyse de statistiques médico-administratives.


ACCÈS AU DOSSIER MÉDICAL

Votre dossier médical est un outil essentiel pour tous les intervenants et les professionnels qui vous donnent des soins et des traitements. Les renseignements qu’il contient sont confidentiels.

Depuis le 10 juillet 2000, l’Hôpital de Saint-Eustache utilise une nouvelle technologie, le dossier patient électronique (DPE). Cette nouvelle technologie permet aux personnes autorisées de consulter votre dossier à partir de différentes unités de soins ou services, évitant du même coup les pertes de temps.

Le DPE de l’Hôpital de Saint-Eustache peut aussi être consulté dans les autres installations de l’établissement (le CLSC Jean-Olivier-Chénier et les Centres d’hébergement de Saint-Benoît et de Saint-Eustache) ainsi qu’à l’extérieur, dans les Groupe de médecine de famille de notre territoire (Clinique Deux-Montagnes, Clinique Montée de la Baie, Clinique médicale 25, Polyclinique Saint-Eustache). Pour permettre l’accès à ces cliniques privées à votre DPE constitué à l’Hôpital de Saint-Eustache, une autorisation écrite de votre part est nécessaire.


PROCÉDURE À SUIVRE POUR CONSULTER VOTRE DOSSIER OU POUR OBTENIR DES RENSEIGNEMENTS CONTENUS À VOTRE DOSSIER :

Pour toute demande d’accès à l’information contenue à votre dossier, communiquez avec l’un des endroits suivants (selon le lieu où vous avez reçu vos soins ou services) :

Si vous avez reçu vos soins ou services :

À l'Hôpital de Saint-Eustache ou à la clinique externe de psychiatrie (ou de pédopsychiatrie) de Saint-Eustache, veuillez vous adresser à :

Hôpital de Saint-Eustache : 450 473-6811, poste 42031
520, boulevard Arthur-Sauvé
Saint-Eustache (Québec)  J7R 5B1

Au CLSC Jean-Olivier-Chénier ou dans les Centres d’hébergement de Saint-Eustache ou de Saint-Benoît, veuillez vous adresser au :

CLSC Jean-Olivier-Chénier : 450 491-1233, poste 48399
29, chemin d’Oka
Saint-Eustache (Québec)  J7R 1K6

Vous devez nous faire parvenir une demande écrite, signée et récente, précisant la nature et les dates des renseignements demandés. Vous pouvez rédiger vous-même votre demande, ou utiliser l’un des formulaires ci-joints :

Formulaire d'autorisation (version française)  

Formulaire d'autorisation (version anglaise)

À noter qu’un délai ne dépassant généralement pas 20 jours, peut être requis pour traiter votre demande et que des frais peuvent aussi être exigés, selon le type de demande et le nombre de documents demandés.


RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX ET QUESTIONS FRÉQUENTES :

Qui peut obtenir des renseignements médicaux qui figurent au dossier d’un usager ?

  • Tout usager de 14 ans et plus et qui n’est pas soumis à un régime légal de protection a droit d’accès à son dossier, selon la Loi sur les services de santé et les services sociaux (article 17, LSSS);
  • Une tierce personne avec l’autorisation écrite et signée de l’usager concerné;
  • Le représentant légal de l’usager, dans l’exercice de ses fonctions et avec preuve à l’appui (ex. : mandat d’inaptitude homologué);
  • Sur ordre d’un tribunal ou d’un coroner, dans le cadre de ses fonctions.

Un usager peut-il consulter son dossier médical ?

Pour une consultation sur place, l’usager doit prendre rendez-vous entre 8 h 30 et 15 h, avec l’un des endroits suivants (selon le lieu où vous avez reçu vos soins ou services) :

  • À l’Hôpital de Saint-Eustache ou à la clinique externe de psychiatrie (ou de pédopsychiatrie) de Saint-Eustache : au 450 473-6811, poste 42031
  • Au CLSC Jean-Olivier-Chénier ou dans les Centres d’hébergement de Saint-Eustache ou de Saint-Benoît : au 450 491-1233, poste 48398

Pendant cette consultation, l’usager est assisté d’une archiviste médicale.

Comment puis-je obtenir une attestation de visite ?

Si vous avez reçu vos soins ou services :

  • À l'Hôpital de Saint-Eustache ou à la clinique externe de psychiatrie (ou de pédopsychiatrie) de Saint-Eustache :
    Présentez-vous directement au service des archives durant les heures d’ouverture, au :
    520, boulevard Arthur-Sauvé, Saint-Eustache
  • Au CLSC Jean-Olivier-Chénier ou dans les Centres d’hébergement de Saint-Eustache ou de Saint-Benoît :
    Veuillez d’abord communiquer par téléphone avec le Service des archives au :
    450 491-1233, poste 48398

Comment puis-je obtenir des films radiologiques ou leur reproduction ?

Vous devez communiquer directement avec le Service de l’imagerie médicale. (Voir filmothèque)

Qui doit compléter mon formulaire d’assurance ?

En ce qui concerne les formulaires d’assurances et de retour au travail, seul votre médecin traitant peut les remplir et les signer. Par conséquent, vous devez vous informer de la marche à suivre auprès du médecin ou de son secrétariat. S’il s’agit d’un formulaire à compléter à la suite d'une visite à l’Urgence, le secrétariat des médecins de l’Urgence est situé dans l’Hôpital.

Lorsqu’un usager décède, qui peut avoir accès à son dossier ?

Les héritiers, les légataires particuliers, les représentants légaux et les bénéficiaires d’une police d’assurance-vie ont le droit de recevoir communications de renseignements, dans la mesure où cette communication est nécessaire à l’exercice de leurs droits à ce titre. Ils doivent clairement justifier leur besoin d’information et fournir toutes les pièces requises (ex. : testament, police d’assurance, etc.), lors d’une demande d’accès à l’information contenue au dossier de l’usager décédé.

Qui peut obtenir la cause du décès ?

Le conjoint légal ou de fait, les ascendants, descendants, héritiers légaux et bénéficiaires d’une police d’assurance, sur présentation d’une preuve, telle que : certificat de naissance, contrat de mariage, testament notarié, police d’assurance, etc.

Comment puis-je obtenir la cause du décès ?

Vous devez faire une demande écrite au Service des archives. Le document qui vous sera remis est une photocopie du Bulletin de décès (SP-3). L’original de ce document est acheminé à l’Institut de la statistique du Québec. Il comprend :

  • L’identification de l’usager décédé;
  • La date et l’heure du décès;
  • La cause du décès;
  • La signature du médecin.

Ce document ne constitue pas un document officiel d’état civil, tel que l’Acte ou le Certificat de décès. Ces derniers peuvent être obtenus auprès du Directeur de l’État civil seulement.

Comment puis-je obtenir une attestation de décès ?

Vous devez faire une demande écrite au Service des archives en précisant votre lien avec la personne décédée. Un document signé par l’archiviste médicale vous sera remis, il contiendra l’identification de la personne décédée ainsi que la date et l’heure du décès.

Ce document ne constitue pas un document officiel d’état civil, tel que l’Acte ou le Certificat de décès. Ces derniers peuvent être obtenus auprès du Directieur de l’État civil seulement.

Comment obtenir un rapport d’autopsie ?

Si c’est un cas de coroner, la personne doit se référer au Bureau du coroner. Sinon, la personne peut communiquer avec le Service des archives.

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